抢庄牛牛-抢庄牛牛规则 学生助理指导手册（2014年3月版）

发表时间：2014-10-11 |　浏览数： |　作者：admin

序章  抢庄牛牛 办公室学生助理工作概览

 

一、工作职责

1. 接听、转接电话，并做好电话记录。

2. 接待来访人员。

3. 各种文件、资料的发放和记录。

4. 资料和信息的收集、整理、存档和及时更新。

5. 保持工作环境的整洁、舒适。

6. 完成老师分配的具体工作，协助其他老师工作。

7. 熟练掌握办公室日常工作技巧，为同学解答疑问。

8. 接受其他临时工作。

 

二、工作要求

1.   学生助理必须认真、负责、细心、耐心。

2.   原则上要求学生助理必须完整地做完一个学期，按照值班表执勤。如有要事需辞退助理一职，需在一个月前提出申请，申请通过后方能离退；如果在自己执勤当天时段生病请假、有要事或其它原因不能到职，需自己提前联系其他助理替班并告知老师。

3.   值班前助理需先打扫卫生，如扫地，倒垃圾，擦拭电话、整理办公桌等等，务必保证办公室的整洁干净。

4.   值班期间要求穿戴整洁、大方，不允许穿拖鞋、背心，不允许浓妆艳抹、穿着暴露。

5.   值班期间注意爱护公物节约用电，不用的电脑及时关闭，注意空调的使用。

6.   在打扫卫生、办完老师交代的事情后，助理可以自己看书或做作业等。

7.   助理需在《学生助理工作日志》上面记下当值期间收发信件、来电事宜、文件整理以及尚未完成的工作任务等详情，以便和下一班助理查看、接班。

8.   值班结束后，关闭办公室的电脑，整理办公桌上的物品。

9.   各助理应详细阅读本手册，熟练掌握其中的内容。

 

第一章  学生助理工作意识

 

一、责任意识

·认真完成老师布置的各项任务。接手任务的助理要对整个工作负责到底，明确    工作的交接，并及时向老师汇报任务的完成情况。

·办事要做到认真、严谨、踏实、细心，保持高度的工作热情。

·认真诚实。认真如实填写个人考勤表、值班交班本，电话记录本等各类表格。

 

二、保密意识

·对于未经证实或未向外公布的消息不得在同学中传播，保护同学的隐私信息。

·不可将工作内容作为日常聊天的谈资。当不确定对话对象时，不得将单位老师的手机号码外泄给其他人。

·如要将纸质材料作废纸使用时，要注意检查是否有单位公章，如有要将其用黑笔划掉。

 

三、服务意识

·热情大方。注意在办公室内的言行，待人接物要有礼貌，遇有同学要办事应积极热情帮助。接听电话时用语要多用谦辞，语气要柔和。语速适中，做到让对方能够明白、理解和满意。

 

四、主人翁意识

· 主动积极。办公室助理应主动积极了解各类表格、办公室用品的存放，各类资料的正确填写，以便及时为同学们解答疑问。要有主动办事的精神和高度的服务意识。在工作过程中要多思考，针对办公室工作提出自己的看法和建议。充分发挥主人翁的精神。

 

 第二章    学生助理基本礼仪与纪律

 

一、办公室仪容仪表

1.衣着朴素大方，不穿奇装异服；男生不得穿短裤、无袖上衣；女生不得穿超短裙、短裤、吊带等过于暴露的衣物；

2.不得穿拖鞋以及类似拖鞋的凉鞋；

3.男生头发清爽，不留长发，不蓄胡须；女生不涂脂抹粉，不带首饰。

 

二、工作纪律

1.原则上要求学生助理完整地做完一个学期，按照值班表执勤。如有要事需辞退助理一职，需在一个月前提出申请，申请通过后方能离退。

2.按时上下班，不迟到，不早退。助理原则上按照排班上班，如遇特殊情况确需请假的，须提前至少半天向负责老师说明情况，并提前找到人顶班；对于请假、换班、旷班都要有严格记录，以作为助理考核标准。

3.尽快熟悉自己的业务工作，认真细致，有始有终。

4.如果需要离开办公室应向老师说明情况和去向；

5.未经老师允许，不得私自使用老师的电脑；

6.借用老师的东西，要及时归还原处；

7.如实填写自己的上班时间考勤表；

8.准时参加办公室例会（一般一月一次），不得无故缺席；

9.节约办公用品；（例如纸杯、文具等）

10.不用办公室电话打私人电话。

 

 

注：学生助理上班时间

 

周一至周五：早上 8：00－12：00

下午14：30－17：30

 

第三章  学生助理如何规范工作

 

1. 接、打电话

（1）语气、态度要真诚诚恳

 你的情绪，语气和姿态都能通过声音的变化传达给对方。接、打每个电话，态度要诚恳，语言要适当。接电话时应说：“ 您好，中大抢庄牛牛 ”。如果老师恰好不在办公室（或外出办公），应该说：“不好意思，老师有事情走开了，请问需要帮您留言吗？如果您有急事的话，或者您可以打老师的手机。”老师不在时，助理需告诉对方老师出去及回来时间，并问清对方具体事情、是否需要留电话等老师回复，然后在《学生助理工作日志》上记下来电人、来电单位、来电事宜、来电号码、是否需要回电等详细事宜。

（2）应尽快应答电话

     听到电话声，应准确迅速拿起听筒，最好在三声之内接听。若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，特别是对方有急事的时候。记住，你代表的是抢庄牛牛 办公室的形象，第一印象非常重要，应该重视这一点。

（3）做好电话记录，所有电话记录填写到电话接听登记表中。

     随时牢记5W技巧

     5W指： when（何时） who（何人） where（何地） what（何事）

 why（为什么）

（4）礼貌地挂断电话

     要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方先提出，然后说：再见。等对方挂了电话之后再挂电话，不可只管自己讲完就挂电话。

（5）遇到紧急事情时，应尽快通知相关负责老师，如果老师电话不能接通，再联系本科室其他老师。

（6）办公室电话为学校资源，不得拨打私人电话。

 

2. 接待工作

学生助理在一定程度上代表着抢庄牛牛 党政办的形象，因此，在上班期间要注意自己的日常用语和仪表仪容。接待老师、同学时应注意礼貌，要热情、大方。

（1）接待同学时

有同学或其他人来办公室的时候，应该说：“你好，请问有什么可以帮忙的吗？”如果老师不在应该说：“不好意思，老师有事情走开了，请问是很紧急的事情吗？”如果事情紧急的话，可以打老师的手机询问老师意见；如果事情不紧，可以让同学稍等或者找时间再过来。（老师在外时办公室的来电来访务必做好登记，并在老师回来后及时向老师反馈。）

在同学前来办事的时候，一定要给与详细的指导，耐心的帮助同学解决问题。特别是当同学需要填写相关表格时，要先说明有关的规范，填写完以后要仔细帮助同学检查。

 

（2）接待老师时

    在其他老师前来办公室时，要热情接待，为老师引领，请坐，端茶（纸杯放在饮水机的储物格）。

 

3. 收、发文件

（1）复印文件。 复印机在系办502，密码为888888

（2）接收文件时，应先在文件接收登记表上进行登记，并及时交给相关的老师查看。

（3）如需全部老师查看的，应尽快将文件送给各位老师查阅并签名；如果老师有事不在，就在工作交接表中填写好相关记录，交给下一位值班助理，并及时通知需要查阅该文件的老师。

（4）要发往东校的纸质版文件，需装信封（根据情况可循环使用旧信封），在信封面写好接收方信息后密封，交由何老师统一发送。

（5）送文件去其他办公室，若需要接收的老师签收，将签收单复印两份，两份都需让接收的老师签名，其中一份留给接收文件的老师，一份拿回存档

 

4. 内务整理

（1）文件资料分类

使用频率较低的文件：做到分类、归档之后就能够在需要的时候及时提取。设立好索引，放在尽可能可见但不妨碍正常工作的地方。

使用频率较高的文件：做到分类、归档工作。放在显眼的地方，并且设立好索引。做到随时需要随时抽取。

（2）办公文具：笔、订书机、剪刀、便签、胶水、回形针等

（3）其他物品：饮水机、水杯、桌椅、窗户、其他电器等

 

5. 办公物品使用

（1）当使用办公室物品时，要小心，避免损坏。用完后应放回原来的地方，不要随意乱丢。

（2）当办公室物品缺乏时，应及时告知502办公室何老师并领取。

（3）熟悉常用的502办公室物品的存放地点（如复印机、碎纸机和扫描仪）

（4）办公室废纸的整理排放,由于办公室的废纸中有一些是同学们的资料，因此需要好好归类，保存，不能随便丢弃。有学生个人信息的纸张，反面使用后务必放入碎纸机碎掉。

 

6. 办公室物品的维护

（1） 电脑的维护

1)   老师的电脑未经允许，请勿随意使用。

2)   助理电脑使用注意事项：不能下载大件东西，不能玩游戏，要时刻保持电脑内部整洁干净，为大家工作提供一个良好设备基础保证。

 

（2） 门窗的维护

1)   由于办公室的文件，物品都很重要，因此安全问题必须注意。

2)   如果助理发现门窗有损坏，应及时报告老师，通知相关单位进行修理。

3)   每天值班助理下班时应注意把门窗锁好。

 

（3）关于饮水机的维护

1)   每天上下班的时候最后离开的助理应注意关闭饮水机的电源。

2)   如果发现水快没有了，应及时到502办公室复印机室中拿新水更换，并把空桶放到复印机室，做到各办公室的饮用水不缺、不断。（男助理应该主动承担换水的工作）

 

（4）关于办公用品的维护

1)   办公室的笔，剪刀，及各种文具应维护好，如果有同学使用，用完后请放回原位。

2)   请注意节约使用办公室的各种物品，如水杯，打印纸等等。

 

（5） 打印机的维护

1）使用打印机前需先打开打印机左侧的开关。

2）由于办公室的打印机有时会卡纸，因此使用时应注意把纸放平整，减少卡纸的次数。如果发生了卡纸的情况，请会处理的助理小心处理或者告知何老师。

3）打印机的墨盒和碳粉使用的周期大概为2个月，如果发现打印的纸上出项一条横线或打印模糊的时候，请注意及时报告老师，并及时购买。

 

（6）电话的维护

1)   电话使用后记得放回充电的地方，避免电话没有电。

2)   电话出现问题应及时联系人员进行修理。 

 

7. 接受老师布置的任务

首先，应听明白老师的具体要求，不明白的先问清楚，最后重复一次请老师核准。 然后，思考事情应该如何去做。最后，事情完成后，应及时告知老师事情已完成。

 

8. 工作交接

当某项任务无法及时完成时，应注意及时填写工作交班本或向负责老师反馈，写清楚需要交接的助理、事情的详细内容。如果事情紧急，应及时发短信或打电话通知要交接的助理。当另一位助理接手事情，完成后应告知通知者已完成任务，确保工作交接及时。